Você sabe, quando abre aquele invite para uma reunião, já vai pensando em toda a chatice e gasto de tempo que aquela situação lhe fará passar.
Pior ainda é quando é você organizador, sabe que seu motivo é importante e válido, mas, não consegue fazer com que comprem sua ideia!
Muitas pessoas me pediram para abordar este tema em algum artigo, fico feliz por poder levar material de qualidade a cada um de vocês!
Então, para ajudar, vamos lá! Elaborei dicas eficazes para que sua reunião possa render, ser útil e trazer resultados.
Aproveite e comece a praticar!
- É mesmo necessário fazer uma reunião presencial para resolver este assunto? Para começar, estude detalhadamente se o motivo realmente pede um encontro pessoal ou, se pode ser resolvido de outra forma.
- Estabeleça horário de início, de término e cumpra! Iniciar no horário e concluir da mesma forma, mencionando a pauta com antecedência aos participantes mostra organização, assertividade e seriedade. O tempo é algo muito escasso atualmente, devemos respeitar. Faça um convite informando a tolerância de atraso e pedindo que seja cumprido o horário. Solicite também o que cada um deve levar e com o que contribuirá, informando a importância pelo bem da atividade e do trabalho em equipe.
- Escolha um local em que todos possam ter conforto, com o mínimo de infraestrutura, minimizando possíveis distrações ao longo do tempo.
- Evite desvios da pauta. Chame a todos para que o que foi acordado seja cumprido, deixando outros tópicos para momentos posteriores, anotando-os.
- Escolha as pessoas que realmente devem participar da reunião, analisando o papel de cada um. Veja se há convidados em excesso ou se falta alguém importante. Alguns podem apenas receber o resumo/ata, ao final? Convide pessoas chave que poderão informar aos demais o que será discutido, quando necessário. Não convide apena por cortesia, mas, tendo a certeza de que aquelas pessoas são estratégicas e farão diferença no momento.
- No caso de faltar algum convidado, tente enviar uma pauta do que foi acordado, decidido e do papel daquela pessoa que faltou, colocando-se disponível para conversar pessoalmente por 5 minutos, esclarecendo dúvidas.
- Estude previamente o tema e tenha segurança do que vai ser falado. Se não tiver certeza, convide alguém que sabe sobre o assunto para ajudá-lo a esclarecer pontos de dúvida.
- Cheque antes as disponibilidades de agenda. Pessoas com cargos de gerência ou direção normalmente têm horários mais comprometidos.
- Faça material de apoio, deixe claro o que será discutido, sem muitos slides ou papéis, mas, de maneira que fique clara a trajetória de toda a reunião.
- Definir o objetivo é tão importante quanto definir aonde se quer chegar, ou seja, deve-se focar no problema e nas possíveis soluções, anotando e pensando sobre todas.
- Faça sempre uma ata, importante para formalizar o que foi discutido e compromissos assumidos; veja neste link como fazer uma ata assertiva: http://thiagonasc.com/produtividade/atas-de-reunioes-como-fazer-de-forma-efetiva
- Acompanhe as ações que ficaram decididas na reunião, o que será realizado e qual o papel de cada um. Deixe claro, inclusive, descrito na ata.
- Se for o caso, mostre os custos com este projeto, processo e as necessidades de investimento de tempo e valores, salientando os benefícios e importância da decisão que será ali tomada.
- Deixe as pessoas tranquilas. Se elas souberem o que será discutido na reunião, não haverá sustos ou ansiedade prévia, o que acontece muito em momentos de mudança, implantações, demissões e/ou nova diretrizes.
- Estimule interatividade, não monopolize a fala e não deixe somente uma pessoa falar, troque, ouça, interaja! Faça o papel de moderador ou peça ajuda para que algum participante ocupe esta posição, dando voz a todos.
- Evite termos profundamente técnicos se os convidados não tiverem domínio desta linguagem. Em uma reunião todos devem estar alinhados, compreenderem e terem possibilidade de participar.
- Faça transições cuidadosas de um tópico ao outro, perguntando se todos compreenderam e se estão de acordo. Além disso, só siga adiante quando perceber que todos os participantes tiveram a chance de falar/participar, se assim desejarem.
- Reuniões longas pedem pausa para o café; cuide dos seus convidados! A sala é fria demais? O local não é conhecido? O prédio é distante da matriz? Avise antes sobre tudo isso.
- Para reuniões rápidas, use a modalidade “de pé”, assim todos estão cientes de que aquele assunto será discutido de forma ágil e exige respostas igualmente céleres.
- Não apenas acompanhe ações, mas, deixe todos a par delas ao longo do processo de conclusão de cada tarefa. Reuniões não devem gerar e-mails longos, mas, pequenos momentos de atualização do tema.
- Por mais tecnologia que tenhamos, nada substitui uma reunião presencial, se esta modalidade realmente for a acertada (releia o 1º tópico). Esta interação face a face é essencial, não apenas para a reunião funcionar, mas, para que diferentes equipes, pessoas e ideias possam ser apresentadas e levadas em consideração, afinal, estabelecer alianças é imprescindível no mercado de trabalho.
- Desenvolva uma apresentação em PPT ou outras ferramentas, mas, não deixe que isso seja o foco da reunião, somente um balizador.
- Cuidado com “aqui sempre foi assim”, “isso aqui nunca vai funcionar”, abra para brainstorming e estabeleça ambiente livre e aberto para comunicação, em que as ideias possam fluir de maneira confortável.
- Feche a reunião concluindo e resumindo o que foi acordado, abrindo para dúvidas e comentários finais. Quais são os próximos passos? Quem é responsável por cada um deles? Qual é o prazo para cumpri-los?
- Se for possível, mude o local do encontro, ele pode ser feito em uma cafeteria, restaurante, em meio às árvores?
- É possível reunir clientes, áreas distintas e pessoas de posições diversas numa mesma reunião? Isso fará com que diferentes pontos de vista sejam colocados em pauta e, mais ainda, que os participantes possam se aproximar, interagir e mais relações serem firmadas.
- Existem técnicas interessantes para deixar a reunião mais produtiva. Uma delas envolve o uso de cores, sendo que algumas pessoas cumprem diferentes papéis, por exemplo: o participante que está com um cartaz, cartão ou até um chapéu preto, somente enxerga as coisas pelo viés negativo, o que está com a cor branca, sempre de forma otimista, amarela se baseia somente em números, quase sem falar. Ainda o que usa a cor vermelha sempre opinará, mas sem se preocupar com dados concretos. Para finalizar, os que portam a cor verde são os que devem propor as ideias mais criativas e os de azul serão os organizadores do material/ideias discutidas.
Estas técnicas e exercícios permitem que a interação seja maior, que se diversifique a maneira pela qual as ideias são alcançadas, que as pessoas estejam mais descontraídas mas, ao mesmo tempo focadas na tarefa e que o ambiente fique mais acolhedor!
Pratique e depois me conte o resultado, suas reuniões nunca mais serão as mesmas!
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